W okresie świątecznym, kiedy atmosfera jest pełna radości i dobroci, wiele firm decyduje się na obdarowanie swoich pracowników różnymi prezentami, w tym bonami i voucherami. Taka forma rekompensaty ma swoje zalety, ale również i pułapki prawne i podatkowe, o których pracodawcy często zapominają. W tym artykule, przygotowanym przez naszą kancelarię, dokładnie przyjrzymy się tym kwestiom. Omówimy, na co trzeba zwrócić uwagę, aby świąteczne bony były zgodne z prawem, a także jakie mogą być z tego wynikające konsekwencje podatkowe.
Rodzaje bonów i ich legalność
Rynek prezentuje różnorodne rodzaje bonów i voucherów, które pracodawcy mogą wręczyć swoim pracownikom. Są to na przykład bony towarowe, vouchery na usługi, czy karty podarunkowe. Każda z tych form ma swoje własne zasady i konsekwencje prawne oraz podatkowe.
1. Bony towarowe
Te bony umożliwiają zakup określonych produktów w konkretnym sklepie. Zazwyczaj są one wolne od podatku do pewnego limitu. Wartości te zwykle są zdefiniowane w przepisach podatkowych i różnią się w zależności od kraju. Nie jest to jednak regułą i zawsze warto skonsultować się z ekspertem.
2. Vouchery na usługi
Chodzi tu o takie usługi jak masaż, kolacja w restauracji, czy bilety do kina. Te również często są traktowane jako dodatkowe świadczenia, które mogą być objęte pewnymi ulgami podatkowymi. Dlatego przed ich zakupem, warto znać dokładnie, do jakiej wartości są one wolne od podatku.
3. Bony-podarki
Są to bony, które oferują dużą swobodę wyboru i mogą być wymieniane na różne towary i usługi. Niestety, zwykle są traktowane jako równowartość gotówki i jako takie mogą podlegać opodatkowaniu. Należy zatem zwrócić szczególną uwagę na to, czy podarowanie takiego bonu nie spowoduje dodatkowego obciążenia podatkowego dla pracownika.
4. Karty podarunkowe
Te karty działają podobnie jak bony, ale są bardziej uniwersalne i mogą być wykorzystane w różnych miejscach. Mogą one również być związane z konkretnymi zasadami podatkowymi, które warto znać przed ich zakupem i wręczeniem pracownikom.
Co z podatkami? Jak bony wpływają na obciążenia podatkowe?
1. Podatek Dochodowy od Osób Fizycznych (PIT)
Jeśli bon jest traktowany jako dodatkowy dochód, pracownik może być zobowiązany do zapłacenia podatku dochodowego. To bardzo ważne, aby przed zakupem bonów zorientować się, czy nie będą one traktowane jako wynagrodzenie, które zwiększa podstawę opodatkowania.
2. Podatek VAT
Zazwyczaj bony na towary i usługi są objęte podatkiem VAT. To oznacza, że firma, która je zakupi, może być zobowiązana do odprowadzenia tego podatku. Warto zatem mieć to na uwadze przy planowaniu budżetu na prezenty dla pracowników.
3. Koszty zuyskania przychodów dla Firmy
Wartość bonów można często zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, co może wpłynąć korzystnie na obciążenia podatkowe firmy. Jest to jednak zależne od konkretnej sytuacji i zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym w tym zakresie.
Kwestie prawne i formalności do załatwienia
1. Umowa o Pracę
Najpierw warto zwrócić uwagę na to, czy w umowie o pracę jest zawarty zapis dotyczący dodatkowych świadczeń w postaci bonów lub voucherów. Jeśli nie, to wskazane jest dodanie takiej klauzuli.
2. Zasady i procedury wewnętrzne
Firma powinna też posiadać jasno określone zasady i procedury wewnętrzne, które będą regulowały kwestię wręczania bonów pracownikom. Należy tu także wziąć pod uwagę aspekt równego traktowania pracowników.
3. Dokumentacja
Zawsze warto zachować wszelką dokumentację związaną z zakupem i wręczeniem bonów. To jest szczególnie ważne w przypadku ewentualnych kontroli podatkowych lub innych procedur prawnych.
O czym należy pamiętać?
Przed zakupem świątecznych bonów dla pracowników warto dokładnie zastanowić się nad ich rodzajem oraz potencjalnymi konsekwencjami podatkowymi i prawnymi. Odpowiednio dobrane i przygotowane bony mogą być świetnym sposobem na podniesienie morale w firmie i zwiększenie satysfakcji pracowników, pod warunkiem jednak, że będą one zgodne z prawem i nie spowodują dodatkowych obciążeń podatkowych.
Jeśli masz wątpliwości, serdecznie zapraszamy do konsultacji z naszymi specjalistami. Nasza kancelaria radcowska chętnie pomoże Ci w podjęciu najlepszych decyzji.
Wszystkich świętych
