Kto sporządza sprawozdania finansowe i jaki jest termin ich sporządzania oraz zatwierdzenia?
Sprawozdanie finansowe do dokument podsumowujący roczną działalność przedsiębiorstwa pod kątem finansowym. Zanim jednak odpowiemy na postawione wyżej pytanie, warto dowiedzieć się czym jest dzień bilansowy, Portal S24 orazksięgi rachunkowe.
- Dzień bilansowy określa się w zależności od roku obrotowego firmy- jeżeli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień bilansowy wypada 31 grudnia. Dzień bilansowy to dzień, na który sporządza się sprawozdanie finansowe, dlatego ważne jest odpowiednie określenie roku obrotowego, abyśmy potrafili wskazać, który dzień będzie dla nas dniem bilansowym.
- Portal S24 to portal internetowy, przez który zgłaszamy sprawozdanie finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego. Warto zauważyć, że od 15 marca 2018 r. uruchomiono Repozytorium Dokumentów Finansowych, za pomocą którego będzie można bezpłatnie złożyć sprawozdania finansowe i inne dokumenty do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Złożenie dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych zwalnia Cię z obowiązku złożenia na portalu S24 płatnego wniosku o wpis wzmianek o złożeniu dokumentów finansowych w dziale 3 rejestru przedsiębiorców. Formularz zgłoszenia oraz załączone kopie dokumentów wymagają podpisania podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym Profilem Zaufanym przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu. Aby złożyć dokumenty w Portalu, wymagane jest posiadanie konta w tym systemie.
Księgi rachunkowe- Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, czyli zapisuje się tu wszystkie środki, które przepłynęły przez spółkę, aby wskazać pełny obraz kondycji finansowej spółki.
Kto sporządza sprawozdania finansowe?
Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych mająfirmy, które muszą prowadzić księgi rachunkowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości, na przykład ze względu na wysokość przychodów lub status prawny oraz firmy, które dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości. Mówimy tu zarówno o spółkach osobowych, jak i kapitałowych- nie ma tu bowiem znaczenia forma prowadzenia działalności, a sposób ewidencjonowania jej przychodów i kosztów.
UWAGA! Spółki jawne lub spółki partnerskie nie muszą sporządzać sprawozdania finansowego, jeśli mają przychody mniejsze niż równowartość 2 mln euro.
Wówczas składają we właściwym KRS oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Mają na to 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.Oświadczenie składa się drogą elektroniczną w Repozytorium Dokumentów Finansowych, co jednocześnie zwalnia z obowiązku złożenia płatnego wniosku o wpis do działu 3 rejestru przedsiębiorców wzmianki o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego na portalu S24.
Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego to obowiązek kierowników jednostki, czyli:
- członków zarządu spółek kapitałowych;
- wspólników prowadzących sprawy spółki w spółce jawnej, cywilnej, partnerskiej;
- komplementariuszy prowadzących sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo – akcyjnej;
- likwidatorów, syndyków lub zarządców w postępowaniu upadłościowym;
- członków organów zarządzających innych jednostek (do których stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości).
Oczywiście sporządzeniem sprawozdania finansowego najczęściej zajmuje się księgowy, jednak mogą zająć się tym osobiście również wymienione wyżej osoby. Z czego więc powinno składać się sprawozdanie finansowe? Aby sporządzić sprawozdanie finansowe, musisz wiedzieć, że składa się ono z:
- bilansu – wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy
- rachunku zysków i strat – wykazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy
- informacji dodatkowej – która zawiera między innymi opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym przyjętych metod wyceny i zmian w stosunku do roku ubiegłego.
Jednak to nie jedyne wymagane dokumenty do złożenia w Rejestrze. Dodatkowo do sprawozdania finansowego należy dołączyć:
- uchwały zgromadzenia wspólników spółki, w których zatwierdza się sprawozdanie finansowe,
- uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty za poprzedni rok obrotowy,
- a także uchwałę o udzieleniu absolutorium członkom zarządu z wykonania przez nich obowiązków w tym zakresie za poprzedni rok obrotowy.
- Sprawozdanie z działalności- np. przy spółkach kapitałowych i komandytowo-akcyjnych.
Nie zapomnijmy także o dołączeniu listy obecności ze zgromadzenia.
Jaki jest termin sporządzenia sprawozdania finansowego, a jaki jego zatwierdzenia? Czy to dwa różne terminy?
Czasem możemy usłyszeć, że słowa „sporządzenie” i „zatwierdzenie” używane jest zamiennie, jednak są do dwie odrębne kwestie.
Spółki zarejestrowane w KRS mają 3 miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin na sporządzenie sprawozdania upływa 31 marca.
Jeśli sprawozdanie jest już sporządzone, następnie konieczne jest jego zatwierdzenie- osoby, które mogą dokonać zatwierdzenia wypisaliśmy powyżej. Zatwierdzenie powinno nastąpić nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca, jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.
UWAGA! Terminy sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdań finansowych w 2022 r. (za rok 2021) zostały wydłużone o 3 miesiące, co oznacza, że sprawozdanie finansowe możesz:
- sporządzić i podpisać do dnia 30 czerwca 2022 r.
- zatwierdzić do dnia 30 września 2022 r.
Sporządzenie sprawozdania finansowego można dokonać jedynie w formie elektronicznej!
Należy przypomnieć, że od 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe można sporządzić tylko w formie elektronicznej, zgodnie ze strukturą i formatem szczegółowo określonymi przez Ministerstwo Finansów (więcej informacji można znaleźć na stronie rządowej)
Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej podpisuje:
- kierownik jednostkioraz
- osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy).
Podpis to podpis elektroniczny- nie możesz podpisać się odręcznie i do systemu wprowadzić np. skanu tak podpisanego sprawozdania.
Jeśli zarząd jest wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu, ale wcześniej pozostałe osoby, które wchodzą w skład tego organu, muszą złożyć oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie albo odmówić złożenia takich oświadczeń. Brak oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania! Oświadczenia dołącza się do pozostałych dokumentów składanych przy składaniu sprawozdania i mogą one zostać opatrzone podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Można je także złożyć odręcznie, a następnie sporządzić ich elektroniczną kopię(skan).
Złożenie sprawozdania finansowego do KRS- tylko za pośrednictwem Portalu S24.
Złożenie sprawozdania finansowego wraz z wszystkimi wymienionymi w niniejszym artykule dokumentami, następuje przez Portal S24- nie możemy złożyć ich w formie tradycyjnej.
Złożenie sprawozdania powinno nastąpić do 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Złożyć sprawozdanie może kierownik jednostki, a gdy jednostką kieruje wieloosobowy zarząd, zgłoszenia sprawozdania do KRS dokonuje co najmniej jedna osoba fizyczna (na przykład członek zarządu), której PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu. W odpisie KRS, który można bezpłatnie przeglądać na stronie internetowej, można sprawdzić kto został wpisany jako kierownik jednostki.
Czy grozi mi kara za niezłożenie sprawozdania?
Za niezłożenie sprawozdania finansowego grozi m.in.:
- grzywna nałożona na kierownika jednostki (np. członka zarządu) od 10 do 720 stawek dziennych
- kara ograniczenia wolności kierownika jednostki (np. członka zarządu) od miesiąca do 2 lat
- postępowanie przymuszające
- rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS
- ustanowienie kuratora.
Istnieje jeszcze tak zwany tryb przymuszający, gdzie spółki są wzywane przez KRS do złożenia dokumentów w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia pod groźbą kary lub rozwiązania spółki.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym.